Datenschutzerklärung
DATENERFASSUNG
Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Internetseite thenotes.ch und Ihr Interesse an unserem Unternehmen.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, wie z.B. Geburtsdatum, Name, Telefonnummer, Anschrift etc. ist uns ein wichtiges Anliegen.
Der Zweck dieser Datenschutzerklärung besteht darin, Sie über die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren, die wir bei einem Seitenbesuch von Ihnen sammeln. Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) der Schweiz. Die nachfolgende Datenschutzerklärung dient der Erfüllung der Informationspflicht aus dem DSG. Diese finden sich z.B. in Art. 19 ff. DSG.
1. WER IST DAFÜR VERANTWORTLICH, WAS MIT IHREN PERSONENDATEN PASSIERT?
Die Flakon GmbH ist für die Verarbeitung Ihrer auf unserer Website oder offline in unserer Filiale erfassten Personendaten verantwortlich.
Im Hinblick auf unsere Internetseite und die Filiale ist der Inhaber:
Flakon GmbH
Othmarstrasse 52
9500 Wil
Schweiz
E-Mail: info@flakon.ch
2. WELCHE PERSONENDATEN VERARBEITEN WIR?
«Personendaten» sind Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. Wir bearbeiten verschiedene Kategorien solcher Personendaten. Die wichtigsten Kategorien finden Sie zu Ihrer Orientierung nachstehend. Im Einzelfall können wir aber auch weitere Personendaten bearbeiten.
2.1 STAMMDATEN:
Stammdaten sind die grundlegenden Daten über Sie, wie z.B. Anrede, Name, Kontaktdaten oder Geburtsdatum. Wir erheben Stammdaten insbesondere, wenn Sie ein Kundenkonto bei thenotes.ch anlegen. Stammdaten erheben wir aber z.B. auch, wenn Sie an einem Wettbewerb oder Gewinnspiel teilnehmen oder sich für einen Newsletter anmelden. Stammdaten erheben wir ausserdem über Kontaktpersonen und Vertreter von Vertragspartnern, Organisationen und Behörden.
2.2 VERTRAGSDATEN:
Vertragsdaten sind Personendaten, die im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen, z.B. Angaben zum Vertragsschluss, erworbene Ansprüche und Forderungen oder Informationen zur Kundenzufriedenheit. Verträge schliessen wir vor allem mit Kund*innen ab. Wenn Sie gestützt auf einen Vertrag Angebote von uns nutzen, z.B. Produkte kaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, erheben wir zudem häufig auch Verhaltens- und Transaktionsdaten.
2.3 VERHALTENS- UND TRANSAKTIONSDATEN:
Wenn Sie bei uns einkaufen, unsere Angebote oder Infrastruktur nutzen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, erheben wir häufig Daten über diese Nutzung. Das ist z.B. der Fall, wenn Sie bei uns in einem Onlineshop einkaufen.
2.4 PRÄFERENZDATEN
Wir möchten unsere Angebote und Leistungen bestmöglich auf unsere Kund*innen ausrichten. Wir bearbeiten deshalb auch Daten zu Ihren Interessen und Präferenzen. Hierzu können wir Verhaltens- und Transaktionsdaten mit anderen Daten verknüpfen und diese Daten personenbezogen und nicht personenbezogen auswerten. So können wir Schlüsse auf Eigenschaften, Präferenzen und voraussichtliches Verhalten ziehen, z.B. Ihre Affinität zu bestimmten Produkten und Dienstleistungen.
Wir können insbesondere Segmente bilden (dauerhaft oder einzelfallbezogen), also Gruppen von Personen, die mit Bezug auf bestimmte Eigenschaften Ähnlichkeiten aufweisen. Präferenzdaten können personenbezogen verwendet werden (z.B. um Ihnen relevante Werbung anzuzeigen, die Sie interessieren könnte, aber auch nicht-personenbezogen, z.B. zur Marktforschung oder zur Produktentwicklung.
2.5 TECHNISCHE DATEN:
Wenn Sie unsere Webseite nutzen, erheben wir bestimmte technische Daten wie z.B. Ihre IP-Adresse oder eine Geräte-ID. Zu den technischen Daten gehören auch die Protokolle, in denen wir die Nutzung unserer Systeme aufzeichnen (Log-Daten). Zum Teil können wir Ihrem Endgerät (Tablet, PC, Smartphone etc.) auch eine eindeutige Kennnummer zuweisen (eine ID), z.B. mittels Cookies oder ähnlichen Technologien, damit wir es wiedererkennen können.
Auf Basis von technischen Daten können insbesondere auch Verhaltensdaten erhoben werden, also Angaben zu Ihrer Nutzung von der Webseite. Wir können aus technischen Daten in der Regel aber nicht ableiten, wer Sie sind, es sei denn, dass Sie z.B. ein Kundenkonto anlegen oder sich für andere Angebote registrieren. In diesem Fall können wir technische Daten mit Stammdaten – und damit mit Ihrer Person – verbinden.
3. WOHER STAMMEN DIE PERSONENDATEN?
3.1 ÜBERLASSENE DATEN:
Personendaten geben Sie uns häufig selbst bekannt, z.B. wenn Sie uns Daten übermitteln oder mit uns kommunizieren. Insbesondere Stamm-, Vertrags- und Kommunikationsdaten geben Sie uns meist selbst bekannt. Auch Präferenzdaten geben Sie uns häufig selbst bekannt, z.B. bei der Erstellung eines Kundenkontos.
Die Bereitstellung von Personendaten ist in der Regel freiwillig, d.h. Sie sind meist nicht verpflichtet, uns Personendaten bekannt zu geben. Allerdings müssen wir diejenigen Personendaten erheben und bearbeiten, die für die Abwicklung einer Vertragsbeziehung und für die Erfüllung damit verbundener Pflichten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben sind, z.B. obligatorische Stamm- und Vertragsdaten. Andernfalls können wir den betreffenden Vertrag nicht abschliessen oder weiterführen.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) übermitteln, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und diese Daten richtig sind. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese anderen Personen über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.
3.2 ERHOBENE DATEN:
Wir können Personendaten über Sie auch selbst oder automatisiert erheben, z.B. wenn Sie bei uns einkaufen, unsere Angebote nutzen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Es handelt sich dabei häufig um Verhaltens- und Transaktionsdaten sowie um technische Daten (Z.B. Zeitpunkt, zu dem sie unsere Website aufrufen).
Wir können Personendaten auch aus bereits vorhandenen Personendaten ableiten, z.B. durch Auswertung von Verhaltens- und Transaktionsdaten. Bei solchen abgeleiteten Personendaten handelt es sich häufig um Präferenzdaten.
4. FÜR WELCHE ZWECKE BEARBEITEN WIR PERSONENDATEN?
4.1 KOMMUNIKATION:
Wir möchten mit Ihnen in Kontakt bleiben und auf Ihre individuellen Anliegen eingehen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb für die Kommunikation mit Ihnen, z.B. die Beantwortung von Anfragen und die Kundenpflege. Hierzu verwenden wir insbesondere Kommunikations- und Stammdaten und, soweit die Kommunikation einen Vertrag betrifft, auch Vertragsdaten. Wir können den Inhalt und den Versandzeitpunkt von Nachrichten auch auf Basis von Verhaltens-, Transaktions- und Präferenzdaten und anderen Daten personalisieren.
4.2 VERTRAGSABWICKLUNG:
Wir möchten Ihnen den bestmöglichen Service bieten. Wir bearbeiten Personendaten deshalb im Zusammenhang mit der Anbahnung, Verwaltung und Abwicklung von Vertragsbeziehungen, z.B. um eine Bestellung auszuliefern, eine Dienstleistung zu erbringen oder Käufe und Dienstleistungen zu vermitteln. Die Vertragsabwicklung umfasst auch eine ggf. vereinbarte Personalisierung von Leistungen. Wir verwenden dazu insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Verhaltens- und Transaktionsdaten sowie Präferenzdaten.
Der Zweck der Vertragsabwicklung umfasst generell alles, was erforderlich oder zweckmässig ist, um einen Vertrag zu schliessen, durchzuführen und ggf. durchzusetzen.
4.3 MARKTFORSCHUNG UND PRODUKTENTWICKLUNG:
Wir möchten unsere Angebote laufend verbessern und für Sie attraktiver machen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb zur Marktforschung und für die Produktentwicklung. Dazu bearbeiten wir insbesondere Stamm-, Verhaltens-, Transaktions- und Präferenzdaten, aber auch Kommunikationsdaten und Angaben aus Kundenbefragungen, Umfragen und Studien und weitere Angaben z.B. aus den Medien, aus dem Internet und aus anderen öffentlichen Quellen. Soweit möglich, verwenden wir für diese Zwecke pseudonymisierte oder anonymisierte Angaben.
4.4 EINHALTUNG RECHTLICHER ANFORDERUNGEN:
Wir möchten die Voraussetzungen zur Einhaltung rechtlicher Anforderungen schaffen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb auch, um rechtliche Pflichten einzuhalten und Verstösse zu verhindern und aufzudecken. Dazu gehören z.B. die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen, die Einhaltung von Anordnungen eines Gerichts oder einer Behörde sowie Massnahmen zur Aufdeckung und Abklärung von Missbräuchen.
4.5 RECHTSWAHRUNG:
Wir möchten in der Lage sein, unsere Ansprüche durchzusetzen und uns gegen Ansprüche anderer zu verteidigen. Wir bearbeiten Personendaten deshalb auch zur Rechtswahrung, z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen. Dabei bearbeiten wir je nach Konstellation unterschiedliche Personendaten, z.B. Kontaktdaten sowie Angaben über Abläufe, die zu einer Auseinandersetzung Anlass gegeben haben oder geben könnten.
5. GESTÜTZT AUF WELCHE RECHTSGRUNDLAGEN BEARBEITEN WIR PERSONENDATEN?
Je nach Zweck der Datenbearbeitung stützt sich unsere Bearbeitung von Personendaten auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Wir können Personendaten insbesondere dann bearbeiten, wenn die Bearbeitung:
- für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Massnahmen (z.B. die Prüfung eines Vertragsantrags) erforderlich ist
- für die Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist, beispielsweise wenn Datenbearbeitungen zentraler Bestandteil unserer Geschäftstätigkeit sind
- auf einer Einwilligung beruht
- zur Einhaltung von in- oder ausländischen Rechtsvorschriften erforderlich ist
Ein berechtigtes Interesse haben wir insbesondere an der Bearbeitung zu den vorstehend in Ziffer 4 beschriebenen Zwecken und an der Bekanntgabe von Daten nach Ziffer 6 sowie den damit jeweils verbundenen Zielen. Zu den berechtigten Interessen gehören jeweils unsere eigenen Interessen und Interessen Dritter.
6. WEM GEBEN WIR PERSONENDATEN WEITER?
Wir können Ihre Personendaten an Unternehmen ausserhalb der Flakon GmbH weitergeben, wenn wir deren Dienstleistungen in Anspruch nehmen. In der Regel bearbeiten diese Dienstleister Personendaten in unserem Auftrag als sog. «Auftragsbearbeiter». Unsere Auftragsbearbeiter sind verpflichtet, Personendaten ausschliesslich nach unseren Instruktionen zu bearbeiten sowie geeignete Massnahmen zur Datensicherheit zu treffen. Bestimmte Dienstleister sind auch gemeinsam mit uns oder selbständig verantwortlich (z.B. Inkassounternehmen). Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten sichergestellt ist. Dienstleistungen können beispielsweise folgende sein:
- Spedition und Logistik
- Werbe- und Marketingdienstleistung
- Zahlungsdienste
- Beratungsdienststellen wie Steuerbarater*in
7. WIE GEBEN WIR PERSONENDATEN INS AUSLAND BEKANNT?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten meist in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). In bestimmten Fällen können wir Personendaten aber auch Dienstleistern und sonstigen Empfängern bekanntgeben (dazu Ziffer 6), die sich ausserhalb dieses Gebiets befinden oder Personendaten ausserhalb dieses Gebiets bearbeiten, grundsätzlich in jedem Land der Welt. Die betreffenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang wie in der Schweiz oder im EWR schützen. Sofern wir Ihre Personendaten in einen solchen Staat übermitteln, stellen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicher.
8. WIE BEARBEITEN WIR BESONDERS SCHÜTZENSWERTE PERSONENDATEN?
Bestimmte Arten von Personendaten gelten datenschutzrechtlich als «besonders schützenswert», z.B. Angaben über die Gesundheit und biometrische Merkmale. Je nach Konstellation können die in Ziffer 2 genannten Kategorien von Personendaten auch solche besonders schützenswerten Personendaten umfassen. Wir bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in der Regel aber nur, wenn es für die Erbringung einer Leistung erforderlich ist, Sie uns diese Daten von sich aus bekannt gegeben haben oder Sie in die Bearbeitung eingewilligt haben. Wir können besonders schützenswerte Personendaten ausserdem bearbeiten, wenn dies zur Rechtswahrung oder Einhaltung von in- oder ausländischen Rechtsvorschriften erforderlich ist, die entsprechenden Daten von der betroffenen Person offensichtlich öffentlich bekanntgegeben wurden oder das anwendbare Recht ihre Bearbeitung sonst zulässt.
9. WIE SCHÜTZEN WIR PERSONENDATEN?
Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur, um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Wie alle Unternehmen können wir Datensicherheitsverletzungen aber nicht mit letzter Sicherheit ausschliessen; gewisse Restrisiken sind unvermeidbar.
10. WIE LANGE BEARBEITEN WIR PERSONENDATEN?
Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten,
- solange es für den Zweck der Bearbeitung bzw. damit vereinbare Zwecke erforderlich ist, bei Verträgen in der Regel zumindest für die Dauer der Vertragsbeziehung;
- solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn wir Personendaten benötigen, um Ansprüche durchzusetzen oder abzuwehren, zu Archivierungszwecken und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit;
- solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Für bestimmte Daten gilt z.B. eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für andere Daten gelten jeweils kürzere Aufbewahrungsfristen, z.B. bei Aufnahmen aus einer Videoüberwachung oder für Aufzeichnungen bestimmter Vorgänge im Internet (Log-Daten).
Wir orientieren uns z.B. an folgenden Aufbewahrungsfristen, wobei wir im Einzelfall aber davon abweichen können:
- Kundenkonto: Die Personendaten werden über die Laufzeit des Kundenkontos gespeichert. Wird eine Löschung des Kundenkontos beauftragt, werden die Daten nach Prüfung von offenen Forderungen sowie weiterer relevanter Punkte, welche einer unmittelbaren Löschung entgegenstehen, spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
- Verträge: Stamm- und Vertragsdaten bewahren wir in der Regel während zehn Jahren ab der letzten Vertragsaktivität bzw. ab Vertragsende auf. Diese Frist kann jedoch länger sein, soweit dies aus Beweisgründen, aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Vorgaben oder technisch bedingt notwendig ist. Transaktionsdaten in Zusammenhang mit Verträgen werden in der Regel während zehn Jahren aufbewahrt.
- Technische Daten: Die Speicherdauer von Cookies beträgt meist zwischen wenigen Tagen und zwei Jahren, sofern sie nicht unmittelbar nach Ende der Session gelöscht werden.
- Kommunikationsdaten: E-Mails, Mitteilungen via Kontaktformular und schriftliche Korrespondenzen werden in der Regel während zehn Jahren aufbewahrt.
11. WELCHE RECHTE HABEN SIE IM ZUSAMMENHANG MIT DER BEARBEITUNG IHRER PERSONENDATEN?
Sie haben das Recht, Datenbearbeitungen zu widersprechen, besonders wenn wir Ihre Personendaten auf Basis eines berechtigten Interesses bearbeiten und die weiteren anwendbaren Voraussetzungen erfüllt sind. Sie können ausserdem Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit Direktmarketing (z.B. Werbe-E-Mails) jederzeit widersprechen.
Soweit die jeweils anwendbaren Voraussetzungen erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, haben Sie zudem folgende Rechte:
- das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Personendaten zu verlangen;
- das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten korrigieren zu lassen;
- das Recht, die Löschung oder Anonymisierung Ihrer Personendaten zu verlangen;
- das Recht, die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu verlangen;
- das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten;
- das Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit eine Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht.
Bitte beachten Sie, dass diese Rechte im Einzelfall ggf. eingeschränkt oder ausgeschlossen sein können, z.B. wenn Zweifel an der Identität bestehen oder dies zum Schutz anderer Personen, zur Wahrung von schutzwürdigen Interessen oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
12. WIE KÖNNEN SIE UNS KONTAKTIEREN?
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie das die Flakon GmbH unter der E-Mail Adresse info@flakon.ch kontaktieren.
13. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Diese Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, insbesondere wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.
Letzte Änderung: 07.08.2025
